Weniger Dokumentationszeit: 3 Stunden/Woche zusätzliche Dokumentationsarbeit entfallen.
Mehr Präsenz im Gespräch: Volle Aufmerksamkeit für das nonverbale Verhalten ist wieder möglich.
Weniger mentaler Druck: Der „Doku-Berg“ im Hinterkopf fällt weg.
Datenschutz als Kontrollpunkt: Hilfreich ist die Option „mit oder ohne Speicherung“ zu arbeiten.
Struktur nach Ihrem Arbeitsstil: Eigene Vorlagen erzeugen thematische, klinisch sinnvolle Dokumentationen statt verstreuter Notizen.
Blanka Foth ist Psychotherapeutin in eigener Praxis und dokumentiert digital im PVS. Sie führte vor der Einführung von Doculina bei 15 bis 20 Patient:innen pro Woche ihre Protokolle in einem zeitaufwändigen, manuellen Prozess. Sie schätzte den Aufwand auf drei Stunden pro Woche, wobei die Protokollierung pro Patientin je nach Stunde sehr unterschiedlich aufwändig war: bei manchen Patient:innen in wenigen Minuten, bei anderen deutlich länger, besonders wenn viel Inhalt zusammenkam.
Die Arbeit wurde aufgrund der benötigten Pause nach den emotional fordernden Gesprächen fast ausschließlich abends nach den Sitzungen erledigt. Dies führte zu einer erheblichen mentalen Belastung.
„Ich schätze, dass ich früher rund drei Stunden pro Woche nur für Dokumentation gebraucht habe. Diese Zeit habe ich heute wieder zur Verfügung. Für mich bedeutet das weniger Belastung.“
Die Belastung war nicht nur zeitlich, sondern auch psychisch: Das Thema Dokumentation ist an sich „ein extrem stressiges Thema“, hauptsächlich getrieben durch den inneren Widerstand gegen die Sekretariatsarbeit und das Bestreben nach Perfektionismus. Gleichzeitig stand im Raum: Entweder mitschreiben – oder voll präsent sein. Gerade bei Patient:innen, bei denen Aufmerksamkeit für Verhalten, Mimik und Kontakt essentiell ist, war paralleles Notieren kaum möglich.
„Bei manchen kann man mitschreiben. Bei anderen geht das gar nicht – da muss man die ganze Zeit aufmerksam sein.“
Blanka Foth beschreibt, dass sie den therapeutischen Job nicht wegen der administrativen Aufgaben macht, sondern um mit Menschen zu arbeiten.
„Der größte Vorteil besteht darin, dass ich meine therapeutischen Ressourcen besser einsetzen und eine Verschwendung der eigenen Energie verhindern kann. Doculina trägt zur Steigerung der Lebensqualität bei.“
Blanka Foth suchte eine spezialisierte KI-Lösung, die es ihr ermöglichte, Tätigkeiten auszulagern, „in denen ich halt nicht so gut bin", um sich auf die Kernarbeit zu konzentrieren.
Obwohl bereits andere Tools ausgiebig getestet wurden, fiel die Wahl letztendlich klar auf Doculina. Folgende Punkte haben überzeugt:
Datenschutz-Flexibilität: Die Wahlmöglichkeit, die Speicherfunktion zu deaktivieren, gab ihr die notwendige Sicherheit zu Beginn.
„Die Nutzung der Speicherfunktion ist derzeit nicht relevant, da ich die Daten lieber gleich in mein PVS übertrage. Der Datenschutz ist der kritischste Punkt und die größte Skepsis vor KI-Lösungen, weshalb ich mich für die Option ohne Speichervariante entschieden habe.“
Verbesserte Personalisierung: Die neuen, personalisierbaren Vorlagen erlauben nun konkrete und passgenauere Dokumentationen, um zum Beispiel eine Verhaltensanalyse sofort zu erstellen.
„Die neuen Funktionen und Templates sind richtig cool, weil ich die Abfragen besser personalisieren kann. Das ermöglicht konkrete Abfragen, die vorher nicht drin waren.“
Heute beschreibt Blanka Foth den Effekt als erhebliche Entspannung. Die Dokumentation ist sofort verfügbar und strukturiert. Die eingesparten Stunden pro Woche werden nun für kreative Freizeitaktivitäten oder die Ausarbeitung von Arbeitsmaterialien genutzt.
„Es spart mir enorm viel Zeit und nimmt spürbar Stress raus. Der Wegfall der Überwindung zur Dokumentation und die ständige Sorge, etwas zu vergessen, ist für mich fast wichtiger als die gesparte Zeit selbst.“
Die automatische Erfassung der Protokolle beseitigt die negative Assoziation dieser täglich und ständig anfallenden Aufgabe, was die mentale Bereitschaft, mehr Patient:innen zu behandeln, steigert und die Lust am therapeutischen Arbeiten positiv beeinflusst.
„Dadurch, dass die Dokumentation automatisch erfasst wird und ich lediglich nochmal drüberlesen und ggf. anpassen muss, bin ich mental auch bereit, mehr Patient:innen zu behandeln, weil das Protokolle schreiben nun nicht mehr so negativ assoziiert ist. Da das die Aufgabe ist, die wirklich jeden Tag und ständig ansteht, hat das zumindest für mich einen Einfluss auf die Lust am therapeutischen Arbeiten.“
Der Fokus liegt nun vollständig auf der Therapie, da die automatische Dokumentation die volle Präsenz im Gespräch ermöglicht. Die gewonnene Entlastung führt zu einer Steigerung der Lebensqualität, da die geringere mentale Belastung auch die Bewältigung von Hobbys erleichtert.
„Die Doculina KI fungiert als Unterstützung, die die wichtigsten Aspekte festhält, was zur Entlastung beiträgt. Nonverbales kann sie nicht erfassen – und das erwarte ich auch nicht. Wenn etwas wichtig ist, ergänze ich es kurz als Stichpunkt.“
Blanka Foth sieht den größten Vorteil von Doculina darin, die therapeutischen Ressourcen besser einsetzen zu können.
„Doculina ist intuitiv, übersichtlich, entlastend und hilfreich. Der größte Vorteil besteht für mich darin, dass eine Verschwendung der eigenen Energie verhindert wird und ich dann mehr Ressourcen für eine bessere Versorgung der Patienten nutzen kann.“
