Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns wichtig.
Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für uns nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein echtes Anliegen. Mit Doculina verfolgen wir das Ziel, Ihnen digitale Prozesse rund um die Psychotherapie so einfach wie möglich zu machen – und dabei Ihre Privatsphäre zu respektieren und zu schützen. Deshalb behandeln wir Ihre Daten mit größter Sorgfalt, Transparenz und unter Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben.
In dieser Datenschutzerklärung möchten wir Sie umfassend darüber informieren, welche Daten wir erheben, zu welchem Zweck dies geschieht und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben.
Doculina ist ein Produkt der TB Rise UG (haftungsbeschränkt). Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die TB Rise UG (haftungsbeschränkt) im Rahmen der Nutzung unserer Website, bei Direktwerbung sowie beim Besuch unserer Präsenzen in sozialen Netzwerken.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Gesetz über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).
Diese Erklärung informiert Sie gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO darüber, in welchem Umfang und zu welchen Zwecken wir personenbezogene Daten im Rahmen der Nutzung unserer Website verarbeiten. Sie erfahren außerdem, welche Rechte Ihnen als betroffene Person zustehen – sowohl bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website als auch im Falle von aktiver Kontaktaufnahme, Werbung oder beim Besuch unserer Social-Media-Kanäle.
Darüber hinaus erläutern wir, inwieweit Daten auf Ihrer Endeinrichtung verarbeitet werden (§ 25 TDDDG), etwa durch den Einsatz von Cookies oder ähnlichen Technologien.
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist:
TB Rise UG (haftungsbeschränkt), Auf der Höhe 20, 64668 Rimbach, E-Mail: kontakt@doculina.de
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragten: datenschutz@doculina.de
Wenn Sie unsere Website aufrufen, übermittelt Ihr Endgerät automatisch bestimmte Informationen an unseren Server. Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Inhalte der Website korrekt anzuzeigen und die Stabilität sowie Sicherheit des Angebots zu gewährleisten. Sie fallen beim bloßen Besuch der Seite an – also auch dann, wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig aktiv Informationen übermitteln.
3.1 Technisch erforderliche Verbindungsdaten
Im Rahmen der rein informatorischen Nutzung unserer Website verarbeiten wir sogenannte Server-Logdaten, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dazu gehören insbesondere:
• IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene URL bzw. Datei,
• Zugriffsstatus (HTTP-Statuscode),
• übertragene Datenmenge,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite),
• verwendeter Browsertyp und Betriebssystem,
• Name des Internetdienstanbieters.
Diese Daten sind für den technischen Betrieb der Website notwendig, etwa um Inhalte korrekt darzustellen oder Angriffe zu erkennen und abzuwehren. Sie werden automatisch verarbeitet, sobald Sie unsere Website aufrufen, und nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der technischen Bereitstellung sowie der Sicherheit und Stabilität unserer Webdienste.
3.2 Verwendung von Cookies und Consent-Technologie
Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien, um Funktionen bereitzustellen, die Nutzung der Seite zu analysieren und – sofern Sie eingewilligt haben – personalisierte Inhalte oder Werbung anzuzeigen. Dabei kann es sich um technisch notwendige Cookies oder um Cookies zu Statistik-, Komfort- oder Marketingzwecken handeln.
Beim ersten Besuch unserer Website haben Sie die Möglichkeit, über ein sogenanntes
Cookie-Consent-Banner individuell zu entscheiden, in welche Cookie-Kategorien Sie einwilligen möchten. Diese Einstellungen können Sie jederzeit ändern oder widerrufen.
Die Speicherung oder das Auslesen technisch nicht erforderlicher Informationen auf Ihrem Endgerät erfolgt auf Grundlage von
§ 25 Abs. 1 TDDDG und – sofern personenbezogene Daten verarbeitet werden – auf Grundlage von
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Technisch erforderliche Cookies setzen wir auf Basis von
§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG und ggf.
Art. 6 Abs. 1 lit. f oder b DSGVO.
Cookie-Richtlinie
Eine detaillierte Übersicht über die auf unserer Website eingesetzten Cookies, deren Zweck, Speicherdauer, Anbieter und Typ finden Sie jederzeit aktuell auf unserer separaten Cookie-Informationsseite:
👉
Zur Cookie-Richtlinie
3.3 Widerruf und Anpassung Ihrer Einwilligungen
Sie können Ihre Einwilligung zur Verwendung nicht notwendiger Cookies jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Nutzen Sie dafür die entsprechende Funktion auf unserer
Cookie-Richtlinie-Seite:
👉
Cookie-Einstellungen verwalten
Dort können Sie Ihre bisherigen Auswahlentscheidungen einsehen, ändern oder widerrufen. Die Speicherung und Dokumentation Ihrer Einwilligung erfolgt dabei durch unseren Consent-Management-Anbieter
CookieFirst.
3.4 Webhosting
Unsere Website wird über die Plattform
Webflow gehostet.
Anbieter ist:
Webflow, Inc. 398 11th Street, 2nd FloorSan Francisco, CA 94103USA
Webflow verarbeitet Daten ausschließlich im Rahmen unserer Weisungen und fungiert dabei als
Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Die Server, auf denen die Website gehostet wird, befinden sich nach Angaben von Webflow in Rechenzentren mit hohem Sicherheitsstandard. Die Datenübertragung erfolgt in der Regel verschlüsselt über HTTPS.
Wir haben mit Webflow eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung abgeschlossen, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten im Einklang mit den geltenden Datenschutzvorgaben verarbeitet werden.
Weitere Informationen über die Einhaltung der Bestimmung der DSGVO durch Webflow Inc. finden Sie unter:
https://webflow.com/legal/eu-privacy-policyFür die Nutzung bestimmter Funktionen unserer Plattform – insbesondere zur Nutzung unserer Software Doculina – ist ein persönliches Benutzerkonto erforderlich. Die Erstellung eines Kontos ermöglicht Ihnen z. B. den Zugang zu einer kostenlosen Testphase sowie zu weiterführenden Funktionen unserer Anwendung.
4.1 Registrierung
Im Rahmen der Registrierung erheben wir die folgenden Pflichtangaben:
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• ein von Ihnen gewähltes Passwort
Diese Angaben sind erforderlich, um ein persönliches Benutzerkonto für Sie einzurichten und Ihnen den Zugang zu unserer Software bereitzustellen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Registrierungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.
4.2 Benutzerkonto
Nach Abschluss der Registrierung stellen wir Ihnen ein persönliches, passwortgeschütztes Benutzerkonto zur Verfügung. Über dieses Konto können Sie unsere Dienste verwalten und auf die Funktionen der Doculina-Plattform zugreifen.
Die Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit über die Einstellungen in der Anwendung kündigen oder eine Löschung beantragen.
Auch diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
4.3 Nutzung der Doculina-Software
Mit der Aktivierung Ihres Benutzerkontos beginnt eine
kostenlose Testphase unserer Software
Doculina. Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir ggf. weitere personenbezogene Daten (z. B. Nutzungs- und Interaktionsdaten), die zur Bereitstellung, Verbesserung und Abrechnung der Software erforderlich sind.
Detaillierte Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Software selbst finden Sie in unserer gesonderten Datenschutzerklärung für die Anwendung:
👉
Zur Datenschutzinformation für die Doculina-Software (Link einfügen, sobald verfügbar)Diese Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Datenverarbeitung kann auch durch die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA erfolgen.
Google Analytics verwendet Cookies, um Informationen über Ihr Nutzungsverhalten zu erfassen und auszuwerten. Dabei kann es u. a. zu folgenden Datenverarbeitungen kommen:
• gekürzte IP-Adresse (IP-Anonymisierung ist aktiv),
• Nutzungsdaten (z. B. besuchte Seiten, Verweildauer),
• technische Informationen (Browser, Endgerät, Bildschirmauflösung, etc.),
• Herkunftsdaten (z. B. Referrer-URL).
Wir nutzen ausschließlich Google Analytics 4 (GA4) mit aktivierter IP-Anonymisierung. Eine Zusammenführung mit anderen Google-Daten erfolgt nicht.
4.1 Rechtsgrundlage
Die Nutzung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG (Einwilligung in das Setzen von Cookies). Die Einwilligung können Sie jederzeit über das Cookie-Consent-Banner auf unserer Website widerrufen.
4.2 Datenübermittlung in Drittstaaten
4.3 Nutzung der Doculina-Software
Wir nutzen auf unserer Website den Analysedienst Nocodelytics der Nocodelytics Ltd, Kemp House, 124 City Road, London, United Kingdom, EC1V 2NX. Mit Hilfe von Nocodelytics können wir nachvollziehen, wie Besucher:innen unsere Website nutzen (z. B. welche Seiten aufgerufen werden oder welche Funktionen besonders häufig genutzt werden). Dies hilft uns, unsere Website und Angebote nutzerfreundlicher zu gestalten.
Die dabei verarbeiteten Daten können insbesondere folgende Informationen umfassen:
• aufgerufene Seiten und Inhalte
• technische Informationen zum verwendeten Browser und Endgerät
• Zeitpunkt und Dauer von Besuchen
• Interaktionen auf der Website
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO, den wir mit Nocodelytics abgeschlossen haben. Die erhobenen Daten werden standardmäßig auf Servern in Deutschland verarbeitet. Eine Datenverarbeitung findet somit innerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums statt. Eine Übermittlung in ein Drittland (z. B. Vereinigtes Königreich) ist nur zulässig, sofern wir dem ausdrücklich zugestimmt haben und die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO eingehalten werden.
Rechtsgrundlage für die Nutzung von Nocodelytics ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Analyse und Optimierung unseres Webauftritts.
Wenn Sie nicht möchten, dass Ihr Nutzerverhalten analysiert wird, können Sie dies durch die Deaktivierung von JavaScript in Ihrem Browser oder den Einsatz entsprechender Browser-Plugins unterbinden. Bitte beachten Sie, dass dadurch die Funktionalität der Website eingeschränkt sein kann.
Auf unserer Website haben Sie die Möglichkeit, sich für unseren kostenlosen E-Mail-Newsletter anzumelden. Mit Ihrer Anmeldung erhalten Sie regelmäßig Informationen zu Doculina, unseren digitalen Angeboten sowie themenrelevanten Neuigkeiten.
6.1 Anmeldung und Einwilligung
Für den Versand benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse. Weitere Angaben wie Vor- und Nachname können freiwillig erfolgen und dienen ggf. der personalisierten Ansprache.
Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-In-Verfahren: Sie erhalten nach Eintragung Ihrer E-Mail-Adresse eine Bestätigungsmail mit einem Aktivierungslink. Erst durch das Anklicken dieses Links wird Ihre Anmeldung wirksam. Die Anmeldung sowie der Bestätigungszeitpunkt, die IP-Adresse und Ihr Einwilligungsstatus werden aus Nachweisgründen protokolliert.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen – entweder über den Abmeldelink in jedem Newsletter oder per E-Mail an kontakt@doculina.de
Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.
6.2 Technische Umsetzung und Tracking
Für den Versand und die Verwaltung des Newsletters verwenden wir den Dienst
Mailchimp, einen Service der
The Rocket Science Group LLC
675 Ponce de Leon Ave NE, Suite 5000
Atlanta, GA 30308, USA
https://mailchimp.com
Mailchimp verarbeitet personenbezogene Daten in unserem Auftrag gemäß
Art. 28 DSGVO. Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Basis von
EU-Standardvertragsklauseln (SCCs), um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten. Mehr dazu:
https://mailchimp.com/legal/data-processing-addendum
Im Rahmen des Newsletterversands analysieren wir, ob und wann Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt wurden. Zusätzlich erhebt Mailchimp gerätebezogene Daten (z. B. IP-Adresse, Browsertyp, Systeminformationen) sowie Nutzungsdaten (z. B. Zeitpunkt der Öffnung, Standortdaten, Interaktion mit Inhalten), um Statistiken zu erstellen, Zustellbarkeit sicherzustellen und Missbrauch zu vermeiden.
Rechtsgrundlagen dafür sind:
•
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung zum Empfang und zur Erfolgsmessung),
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Systemstabilität, Sicherheit und Optimierung des Versands).
Weitere Informationen zum Datenschutz bei Mailchimp finden Sie unter:
https://mailchimp.com/legal/privacy/6.3 Austragung, Löschung und Blacklist
Sie können sich jederzeit vom Newsletter abmelden. Ihre Daten werden nach Widerruf entweder gelöscht oder, sofern erforderlich, in eine sogenannte Blacklist übernommen. Dies geschieht ausschließlich zur Verhinderung künftiger Zusendungen und basiert auf unserem berechtigten Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Speicherung in dieser Liste ist zeitlich nicht befristet. Sie können der Speicherung widersprechen, sofern Ihre Interessen unser berechtigtes Interesse überwiegen.
Wir unterhalten verschiedene Präsenzen in sozialen Medien als weiteres Informationsangebot über unsere (Software-)Produkte. Sie können über diese sozialen Medien auch direkt Kontakt mit uns aufnehmen.
Wenn Sie unsere Social-Media-Seiten besuchen, gelten die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Plattformbetreiber. Dabei kann es zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Netzwerke kommen – z. B. durch Cookies oder durch die Zuordnung Ihres Profils, sofern Sie eingeloggt sind.
Wir haben keinen Einfluss auf Art und Umfang der durch die Plattformen verarbeiteten Daten. Bitte informieren Sie sich direkt bei den jeweiligen Anbietern:
Instagram
Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland
Datenschutzhinweise
LinkedIn
LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland
Datenschutzhinweise
Beim Besuch unserer Website werden
keine personenbezogenen Daten an diese Plattformen übermittelt, solange Sie keinen Link aktiv anklicken.
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen – z. B. per E-Mail, Telefon oder über ein Kontaktformular – verarbeiten wir die dabei übermittelten personenbezogenen Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten. Dies können je nach Kommunikationsweg z. B. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder weitere von Ihnen freiwillig mitgeteilte Informationen sein.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kontaktaufnahme im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis oder dessen Anbahnung erfolgt. In allen anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung von Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen nach den Vorgaben der DSGVO folgende Rechte zu:
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Sollten Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie eine Berichtigung verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – z. B. wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Sofern Sie uns Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben, können Sie verlangen, diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an Dritte übermitteln zu lassen.
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)
Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO („berechtigtes Interesse“) beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Für die Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden: datenschutz@doculina.de
Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie sie für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Konkret bedeutet das:
• Server-Logdaten werden in der Regel automatisch gelöscht, sobald die jeweilige Sitzung beendet ist.
• Daten aus Kontaktanfragen oder der Nutzung unserer Software können bis zum Ablauf gesetzlicher oder vertraglicher Verjährungs- und Aufbewahrungsfristen gespeichert bleiben (z. B. nach § 195 BGB: 3 Jahre).
Sobald der Zweck entfällt und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen, werden die Daten gelöscht.
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten benötigen.
Darüber hinaus setzen wir externe Dienstleister ein (z. B. Hosting, Newsletterversand, Analyse), die Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung und auf Basis eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO verarbeiten.
Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn eine gesetzliche Pflicht besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Einige unserer Dienstleister haben ihren Sitz außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (sogenannte „Drittländer“), z. B. in den USA.
In diesen Fällen stellen wir sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegt – etwa durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern erforderlich.
Weitere Informationen dazu finden Sie in den Abschnitten zu den jeweiligen Tools (z. B. Mailchimp, CookieFirst).
Bei der Nutzung unserer Website und Dienste findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
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Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn rechtliche oder technische Änderungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit unter:
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