Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist für uns nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern ein echtes Anliegen. Mit Doculina möchten wir Therapeut:innen ermöglichen, Dokumentationen und Berichte digital, einfach und sicher zu erstellen – ohne Kompromisse beim Datenschutz.
Wir behandeln Ihre Daten mit größter Sorgfalt, Transparenz und ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben.
Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir in der Doculina-App verarbeiten, zu welchen Zwecken dies geschieht und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten haben.
Doculina ist ein Produkt der Neuravo GmbH. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Neuravo GmbH im Rahmen der Nutzung unserer Doculina-App.
Sie beschreibt insbesondere,
• wie personenbezogene Daten innerhalb der App verarbeitet werden,
• welche Wahlmöglichkeiten Nutzer:innen im Hinblick auf Speicherung und Löschung haben,
• und welche Rechte Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich nach Maßgabe der geltenden Vorschriften – insbesondere der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie des Gesetzes über den Datenschutz und den Schutz der Privatsphäre in der Telekommunikation und bei digitalen Diensten (TDDDG).
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO ist: Neuravo GmbH, Auf der Höhe 20, 64668 Rimbach, E-Mail: kontakt@doculina.de
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unsere Datenschutzbeauftragten: datenschutz@doculina.de
Deutschland ist der Sitz des Unternehmens und maßgeblich für die Anwendbarkeit des deutschen Datenschutzrechts.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer App, zur Vertragserfüllung oder zur Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität erforderlich ist.
Wo immer möglich, setzen wir auf Anonymisierung und Datenminimierung.Die wesentlichen Datenbanken und Kernsysteme werden auf Servern in Deutschland oder der Europäischen Union betrieben.
Doculina kann in unterschiedlichen Speicher- und Nutzungsvarianten betrieben werden. Sie entscheiden selbst, welches Konzept Sie nutzen möchten.
Die Neuravo GmbH ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO für alle Verarbeitungen, die zur Bereitstellung, Sicherheit, Abrechnung und Weiterentwicklung der App erforderlich sind (z. B. Verwaltung von Nutzerkonten, Vertrags- und Abrechnungsdaten, technische Nutzungs- und Logdaten, Supportanfragen).
Soweit Sie in der App Inhalte anlegen oder verarbeiten lassen (z. B. Sitzungsnotizen, Berichte, Audiodateien, anonymisierte Patientenkennungen), erfolgt die Verarbeitung dieser inhaltlichen Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihrer Weisung. In diesem Zusammenhang agiert die Neuravo GmbH als Auftragsverarbeiterin im Sinne von Art. 28 DSGVO.
Die rechtliche Verantwortung für die inhaltlichen Daten (insbesondere Patienten- oder Klientendaten) verbleibt bei Ihnen als Nutzer:in. Die Einzelheiten der Verarbeitung dieser inhaltlichen Daten ergeben sich aus dem mit Ihnen geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Wir setzen für den Backend-Betrieb der App Auftragsverarbeiter (Kategorie: Backend-Dienstleister auf Cloud-Infrastruktur) ein. Zweck ist die Bereitstellung und der sichere Betrieb unserer SaaS-Plattform (insbesondere Datenhaltung, Authentifizierung, Schnittstellen und API-Funktionen).
Für Transkriptions- und Textverarbeitungsfunktionen nutzen wir zusätzlich Auftragsverarbeiter (Kategorie: KI-Dienstleister). Zweck ist die technische Umsetzung automatisierter Transkriptions-, Textaufbereitungs- und Berichtsfunktionen innerhalb der App.
Alle eingesetzten Dienstleister verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung und auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO.
Die Verarbeitung und Speicherung erfolgt bei diesen Dienstleistern ausschließlich auf Servern in Deutschland und der Europäischen Union; zur Drittlandsfrage im Übrigen siehe Ziffer 14.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten und sicheren Bereitstellung, Wartung und Weiterentwicklung einer stabilen, skalierbaren und hochverfügbaren SaaS-Plattform.
Speicherdauer: bis zur Erreichung des jeweiligen Zwecks oder Wegfall der technischen Notwendigkeit; im Übrigen gelten die Regelungen zur Speicherung und Löschung in Ziffer 6 und 7.
Doculina bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Inhalte (z. B. Transkripte, Notizen, Berichte, Audiodateien) nach individuellen Bedürfnissen zu verwalten. Je nach Kontoeinstellung werden erstellte Informationen entweder automatisiert im nächtlichen Löschlauf gelöscht oder bis zur manuellen Löschung durch den Nutzer bzw. bis zum Ende Ihres Tarifs gespeichert. Sie können diese Einstellungen jederzeit anpassen und Inhalte in der App selbst löschen.
Sicherungskopien (Backups) dienen ausschließlich der Wiederherstellung bei technischen Störungen und werden in regelmäßigen Abständen automatisch überschrieben. Eine Wiederherstellung einzelner Datensätze aus Backups erfolgt nur in Ausnahmefällen bei Systemausfällen.
Soweit wir diese inhaltlichen Daten in Ihrem Auftrag verarbeiten (vgl. Ziffer 4), richten sich die Details zur Speicherdauer und zum Löschkonzept nach den mit Ihnen vereinbarten Regelungen im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Verhältnis zu Ihnen als Nutzer:in); für die Verarbeitung als Auftragsverarbeiter gelten ergänzend die Regelungen des AVV.
Vertragsbezogene Daten (z. B. Kontaktdaten, Vertragsinhalte, Tarifeinstellungen) und Abrechnungsdaten (z. B. Rechnungsinformationen, Buchungs- und Zahlungsdaten) verarbeiten wir für die Verwaltung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses sowie zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Rechtsgrundlagen:Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht).
Speicherdauer: Vertragsstammdaten und Abrechnungsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Diese betragen in der Regel bis zu 6 Jahre (z. B. für handelsrechtlich relevante Unterlagen nach § 257 HGB) bzw. bis zu 10 Jahre (z. B. für steuerrechtlich relevante Unterlagen nach § 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Verpflichtung entstanden ist. Darüber hinaus bewahren wir Daten nur auf, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (regelmäßig bis zum Ablauf der gesetzlichen Verjährungsfristen).
Für die Nutzung von Doculina ist die Erstellung eines Nutzerkontos erforderlich. Dabei erfassen wir nur die Angaben, die für die Einrichtung und sichere Bereitstellung des Kontos notwendig sind.
Diese Daten werden ausschließlich im Zusammenhang mit Ihrem Account verwendet und nicht an Dritte weitergegeben. Sie können Ihre Angaben jederzeit in der App anpassen oder löschen lassen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Zweck: Kontoerstellung, Authentifizierung und Nutzung der App.
Doculina ermöglicht die automatisierte Verarbeitung und Zusammenfassung von Informationen, die Sie in die App eingeben oder hochladen. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu dem Zweck, Ihnen die gewünschten Textvorschläge, Notizen oder Berichte bereitzustellen.
Die Datenverarbeitung geschieht innerhalb sicherer, zertifizierter Umgebungen in der Europäischen Union. Inhalte werden nach Abschluss des jeweiligen Prozesses nur so lange gespeichert, wie dies für die Erbringung der Funktion oder die gewählte Speichereinstellung erforderlich ist.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Speicherdauer: gemäß Ihrer Kontoeinstellung oder bis zur Löschung durch Sie.
Wir verwenden auf unserer Plattform den Service von PostHog, der von der PostHog, Inc., 965 Mission Street, San Francisco, CA 94103, USA, bereitgestellt wird. Die Dienste werden von PostHog grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union betrieben.
PostHog unterstützt uns dabei, die Nutzung unserer Plattform besser zu verstehen und verbessern zu können. Dabei werden technische Nutzungsinformationen (z. B. Klicks, Ladezeiten, Fehlermeldungen, anonyme oder pseudonyme Nutzerkennungen) verarbeitet. Zusätzlich können technische Metadaten (z. B. IP-Adresse, Gerätetyp, Betriebssystem, Browserinformationen) anfallen, die zur Diagnose, Fehleranalyse und Verbesserung der Systemleistung verwendet werden. Eine inhaltliche Einsichtnahme in von Ihnen verarbeitete Inhalte erfolgt nur, wenn dies zur Analyse gemeldeter Probleme oder zur Behebung technischer Fehler erforderlich ist. In solchen Fällen beschränkt sich der Zugriff auf autorisierte Personen und den jeweils notwendigen Umfang.
Soweit für Wartungs- oder Supportzwecke erforderlich, kann ein Zugriff durch mit PostHog verbundene Unternehmen in Drittländern (z. B. USA) erfolgen. In diesen Fällen haben wir mit PostHog einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO sowie die EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau sicherzustellen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Analyse der Nutzung unserer App, der Erkennung von Fehlern und Performanceproblemen sowie der nutzerorientierten Weiterentwicklung und Verbesserung unserer Dienste.
Weitere Informationen: https://posthog.com/privacy
Zur Abwicklung von Zahlungen bei kostenpflichtigen Tarifen nutzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd., Block 4, Harcourt Centre, Harcourt Road, Dublin 2, Irland. Stripe verarbeitet Zahlungsdaten in der Regel auf Servern innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.
Soweit dies für Support-, Compliance- oder interne Verwaltungszwecke erforderlich ist, kann ein Zugriff durch mit Stripe verbundene Unternehmen in Drittländern (z. B. USA) erfolgen. In diesen Fällen erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO und ggf. zusätzlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen, um ein angemessenes Schutzniveau sicherzustellen.
Wir verarbeiten in unserem System nur die für die Zahlungszuordnung erforderlichen Referenzen (z. B. Abonnement-ID, Transaktionsreferenzen). Vollständige Zahlungs- und Kartendaten werden ausschließlich von Stripe verarbeitet und gespeichert.
Rechtsgrundlagen:Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags mit Ihnen als Nutzer:in) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten, insbesondere nach Handels- und Steuerrecht).
Speicherdauer:Zahlungs- und Abrechnungsdaten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel bis zu 10 Jahre nach steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben) gespeichert.
Datenschutzhinweise von Stripe: https://stripe.com/de/privacy#translation
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen, werden die dabei übermittelten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Inhalt der Anfrage) verarbeitet, um Ihr Anliegen zu bearbeiten.
Zugriffe auf Daten erfolgen ausschließlich, soweit dies zur Fehlerbehebung oder Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Ihres Feedbacks erforderlich ist, und sind auf eine kleine, autorisierte Mitarbeitergruppe beschränkt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, soweit die Kommunikation mit der Nutzung der App oder einem Vertrag zusammenhängt) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten und nutzerorientierten Bearbeitung von Supportanfragen, der Sicherstellung der Funktionsfähigkeit der App sowie der Verbesserung unserer Dienstleistungen auf Basis von Rückmeldungen.
Aus der Anwendung heraus verlinken wir auf unser Hilfe-Center. Es wird für uns von der tawk.to Inc., 187 East Warm Springs Rd, SB298, Las Vegas, NV 89119, USA, bereitgestellt. Rufen Sie das Hilfe-Center auf, verarbeitet der Anbieter Ihre IP-Adresse sowie Zugriffs- und Gerätedaten, um die Seite auszuliefern und deren Nutzung statistisch auszuwerten.
Die Verarbeitung findet in den USA statt. Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die Bestandteil des öffentlich abrufbaren Auftragsverarbeitungs-Addendums des Anbieters sind. Die Daten werden bis zur Beendigung unserer Vertragsbeziehung mit dem Anbieter gespeichert.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung eines jederzeit abrufbaren Hilfe- und Dokumentationsangebots sowie in der statistischen Auswertung seiner Nutzung zur Verbesserung der Inhalte. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage von Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Ob eine Übermittlung in ein Drittland stattfindet, hängt davon ab, in welcher Rolle wir die Daten verarbeiten (Ziffer 4).
Die Inhalte, die wir als Auftragsverarbeiterin für Sie verarbeiten, werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland und der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert.
Bei Daten, die wir als Verantwortliche verarbeiten, kann es zu einer Übermittlung in ein Drittland oder zu einem Zugriff aus einem Drittland kommen — insbesondere durch mit unseren Dienstleistern verbundene Unternehmen in den USA zu Wartungs-, Support- und Verwaltungszwecken (Ziffern 10, 11 und 13). Wir stellen dabei ein angemessenes Datenschutzniveau nach Art. 44 ff. DSGVO sicher, insbesondere durch Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO und ergänzende Maßnahmen.
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen Ihnen nach den Vorgaben der DSGVO folgende Rechte zu:
• Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)Sie haben das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.
• Auskunft (Art. 15 DSGVO)Sie können jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)Sollten Ihre Daten unrichtig oder unvollständig sein, können Sie eine Berichtigung verlangen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO)Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen – z. B. wenn der Zweck der Verarbeitung entfällt oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie verlangen, dass wir Ihre Daten nur noch eingeschränkt verarbeiten.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)Sofern Sie uns Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben, können Sie verlangen, diese in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an Dritte übermitteln zu lassen.
• Widerspruch gegen Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO)Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, wenn diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO („berechtigtes Interesse“) beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht weiter, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor.
• Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.
Für die Ausübung Ihrer Rechte oder bei Fragen zum Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden: datenschutz@doculina.de
Bei der Nutzung unserer Website und Dienste findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Die Inhalte, die wir als Auftragsverarbeiterin für unsere Kunden verarbeiten, werden ausschließlich in Deutschland und in der Europäischen Union verarbeitet und gespeichert. Welche Unterauftragsverarbeiter dabei eingesetzt werden und an welchen Orten sie verarbeiten, ist der Liste der Unterauftragsverarbeiter zu entnehmen, die Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist; maßgeblich für die Gerichtsbarkeit ist der dort angegebene Sitz des jeweiligen Unternehmens, ergänzend gilt in allen Fällen das Recht der Europäischen Union. Für Daten, die wir als Verantwortliche verarbeiten, gilt Ziffer 14.
Die technischen, organisatorischen und vertraglichen Maßnahmen gegen unrechtmäßige Zugriffe - einschließlich der Verpflichtung aller Unterauftragsverarbeiter auf ein gleichwertiges Datenschutzniveau - sind in unserer Auftragsverarbeitungsvereinbarung beschrieben, die Bestandteil unserer Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist. Auskunfts- und Herausgabeverlangen staatlicher Stellen aus Drittstaaten, die an uns gerichtet werden, lehnen wir ab, soweit ihnen keine nach Unionsrecht oder nationalem Recht anerkannte Grundlage zugrunde liegt.
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn rechtliche oder technische Änderungen dies erforderlich machen. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie jederzeit unter: www.doculina.de/datenschutz-app
