Als Anbieter für Dokumentations- und Berichtserstellungslösungen wissen wir, wie sensibel und zeitkritisch Ihre Arbeit ist. Deshalb stehen für uns drei Dinge an erster Stelle: Datenschutz, Zuverlässigkeit und persönlicher Service.
Unser Ziel: Ihnen Arbeit abnehmen, nicht Entscheidungen. Sie behalten stets die Kontrolle – wir liefern die passende Unterstützung. Wir behandeln Ihre Daten mit größter Sorgfalt, entwickeln unsere Software kontinuierlich weiter und sind persönlich ansprechbar, wenn Sie Hilfe benötigen.
Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen schaffen Transparenz und Klarheit für eine verlässliche Zusammenarbeit. Wir haben sie so verständlich wie möglich formuliert.
1.1 Diese AGB regeln Abschluss, Durchführung und Beendigung sämtlicher Verträge zwischen der TB Rise UG (haftungsbeschränkt), Auf der Höhe 20, 64668 Rimbach („Doculina“), und dem Kunden über die Bereitstellung der Softwarelösung „Doculina“ („Software“).
1.2 Die Software wird ausschließlich B2B bereitgestellt. Verbraucher i. S. v. § 13 BGB sind vom Leistungsangebot ausgeschlossen. Der Kunde sichert zu, Unternehmer i. S. v. § 14 Abs. 1 BGB zu sein.
1.3 Die Software ist eine Dokumentations- und Berichtserstellungshilfe. Sie ist kein Medizinprodukt und nicht zur Verwendung zu diagnostischen oder therapeutischen Zwecken bestimmt.
1.4 Die Nutzung ist auf Fachkreise der psychischen Gesundheitsversorgung beschränkt (insbesondere Psychotherapeut:innen, Heilpraktiker:innen (Psychotherapie), Psychiater:innen und vergleichbare Berufsgruppen).
1.5 Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende AGB des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, Doculina stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.
2.1 Kunde: die Person oder Organisation, die diesen Vertrag mit Doculina schließt und die Software nutzt. In diesen AGB wird ausschließlich der Begriff „Kunde“ verwendet; ein gesonderter „Nutzer“-Begriff wird nicht verwendet. Gestattet der Kunde weiteren Personen die Nutzung, handeln diese im Namen und auf Verantwortung des Kunden; deren Handlungen werden dem Kunden zugerechnet.
2.2 Kundenkonto: der vom Kunden angelegte, authentifizierte Zugang zur Software.
2.3 Leistungszeitraum: die vereinbarte Abrechnungs- bzw. Laufzeitperiode (z. B. monatlich/jährlich).
2.4 Kundendaten: sämtliche vom Kunden oder dessen Beauftragten in die Software eingestellten oder übermittelten Daten, einschließlich personenbezogener Daten.
2.5 Vertrauliche Informationen: alle als vertraulich gekennzeichneten oder ihrer Natur nach vertraulichen Informationen einer Partei (insbesondere technische, geschäftliche und organisatorische Informationen, Dokumentation, Know-How).
2.6 AVV: der Doculina-Standard-Auftragsverarbeitungsvertrag gem. Art. 28 DSGVO in der jeweils gültigen Fassung.
3.1 Doculina gewährt dem Kunden einen webbasierten Zugriff auf die Software zur Transkription von Audiospuren, Erstellung automatisierter Sitzungsnotizen sowie psychologischer Berichte.
3.2 Funktionsablaufa) Sitzungsnotizen: Aufzeichnung oder Upload der Audiospur, Transkription, Zusammenfassung zu einem Sitzungsprotokoll; anschließende Prüfung/Korrektur durch den Kunden; Ergänzung von Notizen; Export.b) Berichte: Erstellung eines Berichtsentwurfs auf Basis bereitgestellter Informationen/Sitzungsprotokolle; Qualitätsprüfung/Korrektur durch den Kunden; Export.
3.3 Hinweise zu KI-Inhalten: KI-generierte Inhalte können sachlich unzutreffend, unvollständig oder kontextuell unangemessen sein und spiegeln nicht die Ansichten von Doculina oder eingesetzten Dienstleistern wider. Der Kunde ist verpflichtet, sämtliche generierten Inhalte vor Verwendung auf Richtigkeit, Vollständigkeit und Angemessenheit zu prüfen und erforderlichenfalls anzupassen.
3.4 Die Software stellt nicht sicher, dass gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden; hierfür ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.
3.5 Doculina entwickelt die Software fortlaufend weiter und stellt Updates nach eigenem Ermessen bereit. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionalitäten besteht nicht; ausgenommen sind zwingende gesetzliche Vorgaben sowie die Regelungen in diesen AGB.
3.6 Die Software läuft im Browser. Der Kunde benötigt ein aktuelles Endgerät, eine stabile Internetverbindung und einen aktuellen Browser (Chrome, Edge, Safari oder Firefox – jeweils die aktuelle Version oder die direkt vorherige). Außerhalb dieser Umgebungen besteht kein Anspruch auf volle Funktionsfähigkeit.
4.1 Die Nutzung setzt die Registrierung und Einrichtung eines Kundenkontos voraus. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht; Doculina kann Registrierungen ohne Angabe von Gründen ablehnen.
4.2 Der Kunde hat vollständige und zutreffende Angaben zu machen und Änderungen unverzüglich zu aktualisieren.
4.3 Der Kunde hat Zugangsdaten geheim zu halten, vor dem Zugriff Dritter zu schützen und bei Verlust/Diebstahl oder Verdacht des Missbrauchs unverzüglich Doculina zu informieren.
4.4 Jeder Zugriff und jede Nutzung über das Kundenkonto gilt als vom Kunden veranlasst, sofern keine konkreten Anhaltspunkte für unbefugte Nutzung bestehen. Der Kunde hat Sitzungen ordnungsgemäß zu beenden (Logout), insbesondere bei öffentlich zugänglichen Geräten. Der Kunde stellt sicher, dass Personen, denen er die Nutzung gestattet, diese AGB einhalten.
Für die Nutzung bestimmter Funktionen unserer Plattform – insbesondere zur Nutzung unserer Software Doculina – ist ein persönliches Benutzerkonto erforderlich. Die Erstellung eines Kontos ermöglicht Ihnen z. B. den Zugang zu einer kostenlosen Testphase sowie zu weiterführenden Funktionen unserer Anwendung.
4.1 Registrierung
Im Rahmen der Registrierung erheben wir die folgenden Pflichtangaben:
• Vor- und Nachname
• E-Mail-Adresse
• ein von Ihnen gewähltes Passwort
Diese Angaben sind erforderlich, um ein persönliches Benutzerkonto für Sie einzurichten und Ihnen den Zugang zu unserer Software bereitzustellen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Registrierungsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da sie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich ist.
4.2 Benutzerkonto
Nach Abschluss der Registrierung stellen wir Ihnen ein persönliches, passwortgeschütztes Benutzerkonto zur Verfügung. Über dieses Konto können Sie unsere Dienste verwalten und auf die Funktionen der Doculina-Plattform zugreifen.
Die Zugangsdaten dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden. Sie können Ihr Benutzerkonto jederzeit über die Einstellungen in der Anwendung kündigen oder eine Löschung beantragen.
Auch diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
4.3 Nutzung der Doculina-Software
Mit der Aktivierung Ihres Benutzerkontos beginnt eine
kostenlose Testphase unserer Software
Doculina. Im Rahmen der Nutzung verarbeiten wir ggf. weitere personenbezogene Daten (z. B. Nutzungs- und Interaktionsdaten), die zur Bereitstellung, Verbesserung und Abrechnung der Software erforderlich sind.
Detaillierte Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Software selbst finden Sie in unserer gesonderten Datenschutzerklärung für die Anwendung:
👉
Zur Datenschutzinformation für die Doculina-Software (Link einfügen, sobald verfügbar)5.1 Doculina räumt dem Kunden für die Vertragslaufzeit ein einfaches (nicht-ausschließliches), nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der Software ein.
5.2 Unzulässig sind insbesondere: Veräußerung, Vermietung, Verleih oder sonstige Überlassung an Dritte, die ein eigenes Gebrauchsrecht erhalten würden; ausgenommen sind Personen, die unter der Verantwortung des Kunden handeln und dessen Weisungen unterliegen.
5.3 Reverse Engineering, Dekompilierung und Disassemblierung sind untersagt, soweit gesetzlich zulässig; die gesetzlichen Schranken (insbesondere §§ 69d, 69e UrhG) bleiben unberührt. Vor einer dekompilierenden Maßnahme zum Zweck der Interoperabilität gibt der Kunde Doculina zunächst Gelegenheit, erforderliche Schnittstelleninformationen zu angemessenen Bedingungen bereitzustellen. Ergebnisse zulässiger Analysen dürfen ausschließlich zum Zweck der Interoperabilität genutzt und vertraulich behandelt werden; eine Nutzung zur Entwicklung eines funktional gleichwertigen Konkurrenzprodukts ist untersagt.
5.4 Die Umgehung technischer Schutzmaßnahmen, Scraping, das Überschreiten dokumentierter Rate-Limits sowie Sicherheitstests ohne vorherige Zustimmung sind unzulässig, soweit gesetzlich zulässig.
5.5 Der Kunde stellt Endgeräte und Internetverbindung auf eigene Kosten bereit.
6.1 Der Kunde sichert zu, über alle Rechte, Lizenzen und Genehmigungen zu verfügen, die für das Einstellen/Verarbeiten von Inhalten in der Software erforderlich sind.
6.2 Der Kunde stellt sicher, dass gesetzliche Vorschriften (insbesondere Berufsrecht, Urheber-/Leistungs-, Marken-, Wettbewerbs-, Straf-, Datenschutz- und Vertraulichkeitsrecht) eingehalten werden.
6.3 Der Kunde gewährleistet, dass für alle Verarbeitungen personenbezogener Daten eine geeignete Rechtsgrundlage besteht (z. B. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO/§ 22 BDSG oder ausdrückliche Einwilligung). Nachweise werden für die Dauer der Verarbeitung und die einschlägigen Verjährungs-/Nachweiszeiträume vorgehalten.
6.4 Der Kunde zeichnet Audioinhalte nur nach vorheriger wirksamer Einwilligung sämtlicher Betroffener auf und trägt die Verantwortung für die Einhaltung von § 201 StGB sowie berufsrechtlicher Pflichten.
6.5 Der Kunde trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um ein angemessenes IT-Sicherheitsniveau zu gewährleisten.
7.1 Das vereinbarte Entgelt ist stets im Voraus für den jeweiligen Leistungszeitraum geschuldet. Doculina kann die Leistungserbringung bzw. Freischaltung vom rechtzeitigen Zahlungseingang abhängig machen.
7.2 Rechnungen sind sofort nach Zugang ohne Abzug fällig, sofern nichts Abweichendes vereinbart oder auf der Rechnung vermerkt ist.
7.3 Doculina kann Entgelte mit angemessener Vorlauffrist, mindestens sechs Wochen, zum Beginn der nächsten Verlängerungslaufzeit anpassen. Übersteigt die Erhöhung zehn Prozent pro Vertragsjahr, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Anpassungsstichtag zu. Macht der Kunde hiervon fristgerecht Gebrauch, gilt die Erhöhung nicht.
7.4 Befindet sich der Kunde mehr als 30 Tage in Verzug, kann Doculina den Zugang zur Software nach vorheriger Ankündigung vorübergehend einschränken oder sperren, bis alle fälligen Beträge beglichen sind. Es fallen Verzugszinsen i. H. v. neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie ggf. Verzugspauschalen an.
7.5 Aufrechnung und Zurückbehaltung sind ausschließlich mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Gegenansprüchen zulässig.
7.6 Entstehen aufgrund nicht gedeckter oder fehlerhaft autorisierter Zahlungen (z. B. SEPA-Lastschrift, PayPal, Kreditkarte) zusätzliche Kosten/Gebühren (Bankentgelte, Zahlungsdienstleister-Fees, Chargeback-Fees), erstattet der Kunde diese gegen Nachweis. Dies gilt auch bei vom Kunden zu vertretenden Rücklastschriften.
8.1 Es können monatliche, mehrmonatige, jährliche oder mehrjährige Laufzeiten vereinbart werden.
8.2 Der Vertrag verlängert sich automatisch jeweils um die bei Vertragsschluss gewählte Laufzeit (gleiche Länge wie die Anfangslaufzeit), sofern und soweit rechtlich zulässig, wenn nicht fristgerecht gekündigt wird.
8.3 Kündigungsfristen:a) Bei Laufzeiten unter zwölf Monaten: Kündigung mit Frist von 14 Tagen zum Ende der jeweiligen Laufzeit.b) Bei Laufzeiten von zwölf Monaten oder mehr: Kündigung mit Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Laufzeit.c) Die Kündigung bedarf der Textform.
8.4 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt; Textform ist erforderlich.
9.1 Soweit Doculina personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, ist der Kunde Verantwortlicher und Doculina Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO. Hierfür gilt der Doculina-Standard-AVV in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung als abgeschlossen; der AVV ist
hier abrufbar. Im Anwendungsbereich der Auftragsverarbeitung geht der AVV entgegenstehenden Regelungen dieser AGB vor. Änderungen, Subprozessoren, Speicherorte und TOMs richten sich ausschließlich nach dem AVV.
9.2 Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch Doculina zu eigenen Zwecken (z. B. Abrechnung, Support) sind den Datenschutzhinweisen unter [Link] zu entnehmen.
9.3 Doculina trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten nach dem Stand der Technik. Einzelheiten ergeben sich aus dem AVV und seinen Anlagen.
10.1 Doculina gewährleistet die Aufrechterhaltung der vertraglich vereinbarten Beschaffenheit der Software während der Vertragslaufzeit sowie, dass der vertragsgemäßen Nutzung keine Rechte Dritter entgegenstehen.
10.2 Der Kunde hat erkennbare Mängel zeitnah und mindestens in Textform an Doculina zu melden und angemessen an der Fehleranalyse mitzuwirken. Gesetzliche Rechte bleiben unberührt.
10.3 Doculina behebt gemeldete Mängel innerhalb angemessener Frist; die Nacherfüllung kann auch durch Updates, Konfigurations-/Nutzungshinweise und Workarounds erfolgen.
10.4 Der Kunde ermöglicht den zur Mangelbeseitigung erforderlichen Zugriff (remote) und stellt notwendige Informationen/Protokolle bereit, soweit zumutbar.
10.5 Kein Mangel, soweit die Beeinträchtigung auf der Nichteinhaltung der System- bzw. Umgebungsvoraussetzungen beruht.
11.1 Doculina haftet unbeschränkt (a) bei Arglist, Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit; (b) für Schäden aus Verletzung von Leben, Körper, Gesundheit; (c) bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) – hierbei bei einfacher Fahrlässigkeit beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden; (d) nach dem Produkthaftungsgesetz.
11.2 Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen, soweit nicht Ziff. 11.1 eingreift.
11.3 Vorbehaltlich Ziff. 11.1 a), b), d) ist die gesamte Haftung von Doculina bei einfacher Fahrlässigkeit – gleich aus welchem Rechtsgrund – je Vertragsjahr auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den zwölf (12) Monaten vor dem schadensauslösenden Ereignis bezahlt hat (bei kürzerer Vertragsdauer anteilig).
11.4 Bei einfacher Fahrlässigkeit sind indirekte Schäden und entgangener Gewinn ausgeschlossen; dies gilt nicht in den Fällen der Ziff. 11.1. Datenwiederherstellungskosten sind nur ersatzfähig, soweit der Kunde ordnungsgemäße Datensicherungen durchgeführt hat und die Wiederherstellung mit angemessenem Aufwand möglich ist.
11.5 Die Haftungsregelungen gelten entsprechend für Mitarbeiter, gesetzliche Vertreter und Erfüllungsgehilfen von Doculina.
12.1 Doculina darf den Kunden auf seinen Websites, in seinen Marketingmaterialien und bei Verhandlungen mit Dritten als seinen Kunden bezeichnen, sofern der Kunde nichts anderes mitteilt.
12.2 Die Referenznennung stellt keine Verletzung von Vertraulichkeitsverpflichtungen dar. Der Kunde kann der Nennung in Textform widersprechen.
13.1 Die Parteien behandeln vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei streng vertraulich und verwenden sie ausschließlich zur Vertragserfüllung.
13.2 Die Parteien treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vertraulicher Informationen.
13.3 Die Geheimhaltungspflicht gilt bis zwei Jahre nach Vertragsende fort; gesetzliche Datenschutz-/Geheimhaltungspflichten (insbesondere DSGVO/AVV, Berufsgeheimnisse) gelten uneingeschränkt fort.
13.4 Ausnahmen bestehen bei Vorbekanntheit, rechtmäßiger Drittweitergabe, öffentlicher Bekanntheit ohne Vertragsverstoß sowie bei gesetzlicher/behördlicher Offenlegungspflicht (vorherige Information, soweit zulässig).
13.5 Offenlegung nur gegenüber erforderlichen Mitarbeitenden/Beratenden unter Geheimhaltung; Betriebs-/Geschäftsgeheimnisse dürfen bei Auskünften/Audits geschwärzt werden.
14.1 Doculina kann diese AGB mit angemessener Vorlauffrist, mindestens vier Wochen, in Textform ändern.
14.2 Widerspricht der Kunde den Änderungen nicht bis zum Wirksamkeitsdatum in Textform, gelten sie als genehmigt.
14.3 Bei wesentlichen Nachteilen für den Kunden steht diesem ein Sonderkündigungsrecht bis zum Wirksamkeitsdatum zu.
14.4 Mitteilungen über Änderungen erfolgen per E-Mail oder innerhalb der Software.
15.1 Doculina verstößt nicht gegen diesen Vertrag und haftet nicht für ein Versäumnis oder eine Verzögerung bei der Erfüllung seiner Verpflichtungen, wenn dies auf ein Ereignis höherer Gewalt zurückzuführen ist (unabhängig davon, ob es zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses vorhersehbar war), das außerhalb der zumutbaren Kontrolle von Doculina liegt, einschließlich Streiks, Aussperrungen oder anderer Arbeitskämpfe (unabhängig davon, ob die Belegschaft von Doculina oder Dritten betroffen ist), Internetausfällen, Kommunikationsausfällen, Ausfall eines Versorgungsdienstes oder Transportnetzes, Krieg, Aufruhr, inneren Unruhen, böswilliger Beschädigung, der Einhaltung von Gesetzen oder behördlichen Anordnungen, Entscheidungen, Vorschriften, Leitlinien, Empfehlungen oder Anweisungen (z. B. der Weltgesundheitsorganisation, WHO), Unfällen, Betriebs- oder Maschinenausfällen, Feuer, Überschwemmungen, Stürmen, Epidemien, Pandemien oder Versäumnissen von Lieferanten oder Unterauftragnehmern.
16.1 Änderungen und Ergänzungen des Vertrags bedürfen mindestens der Textform.
16.2 Sollten Bestimmungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit im Übrigen unberührt; anstelle der unwirksamen Regelung gilt eine angemessene Ersatzregelung.
16.3 Der Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist – sofern beide Parteien Kaufleute sind – der Sitz von Doculina. Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Stand: Oktober 2025
